Política de tratamiento de la información

En cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, se hace pública la presente política que contiene los lineamientos que aplican para el tratamiento de los datos personales de beneficiarios, padres de familia, proveedores, colaboradores y aliados

 

Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

 

Fundación Vida Noble, entidad sin ánimo de lucro, constituida mediante resolución No. 2513 con fecha 26 de Diciembre de 2003, emanada del Instituto de Bienestar Familiar por la cual se reconoce Personería Jurídica y se aprueban Estatutos de la entidad denominada FUNDACIÓN VIDA NOBLE según acta de Asamblea realizada el 30 de septiembre de 2003 con domicilio en la ciudad de Bogotá y con dirección de notificación Cra. 6A No. 162A - 52 de Bogotá, correo electrónico de notificación judicial: fundaciónvidanoble@hotmail.com Tel: 6 77 26 35

 

Tratamiento de los Datos Personales capturados por el Responsable del Tratamiento:

 

Para el tratamiento de datos personales, de personas naturales por parte de la Fundación Vida Noble deberá obtenerse autorización previa de su Titular o de quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, la cual podrá ser concedida por medio escrito u oral de forma tal que aseguren la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.

 

La Fundación Vida Noble obtiene datos personales en las siguientes actividades, sin perjuicio que existan otras donde también lo haga:

 

- Proyectos o programas relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de del objeto social de la Fundación Vida Noble

- Registro y vinculación de proveedores

- Organización y promoción de eventos

- Programas de capacitación en comunidades

- Asesorías y talleres a personas naturales y jurídicas en proyectos relacionados con el objeto social de la Fundación

- Gestión y entrega de recursos e insumos a beneficiarios de proyectos.

 

Durante la ejecución de estas actividades o de otras en donde se presente captura de datos personales, tanto en el país como fuera de él, Fundación Vida Noble cumplirá con los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por lo que obtendrá previamente autorización de su Titular.

 

Usos para los cuales la Fundación Vida Noble captura datos personales sin limitarse a ellos:

 

- Requerimientos de autoridades

- Registro interno de sus beneficiarios

- Ejecución de convenios y alianzas con terceros

- Envío de correspondencia, correos electrónicos comunicados, boletines virtuales, invitaciones, etc.

- Información para la elaboración de los informes de gestión de la Fundación

- Adquisición de tiquetes y coordinación de viajes para los colaboradores de proyectos de la Fundación

- Análisis de seguridad de sus beneficiarios y proveedores

- Compartir y enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social

- Análisis estadísticos relacionados con la ejecución de sus proyectos

- Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Fundación

- Transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos

- Organización de eventos y actividades relacionados con el objeto social de la Fundación.

 

Vigencia de las bases de datos:

 

Las bases de datos de la Fundación Vida Noble tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que sea requerido de acuerdo con las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, como consecuencia de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida las finalidades del tratamiento de los datos, Fundación Vida Noble procederá a su eliminación.

Los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.

 

 

Derechos de los Titulares de los Datos:

 

En aplicación de los términos de la ley, la Fundación Vida Noble asume el papel de Encargado del Tratamiento y Responsable del Tratamiento, los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los siguientes:

 

- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento

- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales

- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución

- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012

- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen

- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento

 

 

Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes:

 

Fundación Vida Noble podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando exista autorización previa y expresa de su Titular.

Fundación Vida Noble realiza el tratamiento de datos sensibles autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados de sus empleados y con fines únicos y exclusivos de manejo de la relación laboral con la Fundación y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que puedan conceder los titulares en los términos del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.

 

La Fundación Vida Noble se compromete a:

 

- Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

- No condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.

 

 

PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

 

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

Nuestra área de protección de datos a la dirección: Cra. 6A No.162A - 51 de Bogotá y al correo electrónico 

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

I. DERECHO DE ACCESO: El titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de la Fundación Vida Noble usted podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismo arriba señalados.

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

II. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la Fundación Vida Noble, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por el titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o por su representante, previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Fundación Vida Noble y contener, como mínimo, la siguiente información:

 

- El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

- En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

 

Atención de consultas, solicitudes y reclamos:

Fundación Vida Noble permitirá el acceso gratuito del Titular de los datos a su información cuando así lo requiera, además garantizará el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales. Fundación Vida Noble permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a la dirección: Cra 6A No. 161A – 52 de Bogotá y al correo electrónico 

 

 

Actualización de esta Política:

La Fundación Vida Noble se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo con sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades.

 

Fecha de entrada en vigencia de la Política:

La presente política se publica el día 17 de septiembre de 2013.

 

Anexo No 1

Para efectos de la presente política, los siguientes términos tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 serán aplicados:

“a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

Ciertos datos personales hacen parte de los denominados “datos públicos”, dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. Fundación Vida Noble en orden a dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente política.

e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

h) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable”.